La difusión de un evento es una fase tan importante como cualquier otra a la hora de organizar un evento. Sin una buena difusión, no hay éxito seguro.

El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos que se van marcando. Entre esos objetivos, se encuentra el de conseguir la mayor asistencia posible. Para lograr esto, es necesario trabajar durante la etapa de planificación elaborando una buena estrategia de difusión que llegue a la audiencia objetivo y que les despierte el interés de asistir al evento.

Y para lograrlo, es necesario definir dos cuestiones:

1. Cómo comunicar el evento

Es necesario que el mensaje sea claro y que responda a 5 preguntas importantes:

  • Qué. Título del evento y contenido
  • Quién. Quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, etc.
  • Dónde. Dirección, aforo, servicios e infraestructura
  • Cuándo. Fecha y duración del evento
  • Por qué. Temática y objetivos

2. Definir el público objetivo del evento

És necesario analizar el público objetivo para poder identificar a la audiencia. Y para ello, deberemos tener una descripción del perfil de los asistentes. ¿Son formales o informales? ¿Son serios o quieren un trato más suelto y personal? ¿Que rango de edad tienen? ¿Que gustos y preferencias tienen? etc.
Tenemos que tener claro el tipo de evento para poder determinar también el perfil de los asistentes. No es lo mismo un Congreso Farmacéutico que una jornada de convivencia para hacer networking. Ni es lo mismo una presentación de un producto electrónico que una gala de premios.

 

¿Cuáles son los canales de difusión más importantes?

Una vez que están bien claros estos dos puntos, tendremos que determinar cuales son los canales de difusión. Os detallo los que yo considero importantes:

Web o Blog

Va a ser el lugar donde acudan los posibles asistentes para conocer más sobre el evento. Además puedes ir redactando noticias sobre el evento según se va acercando la fecha para dar más información o ir creando curiosidad.

Redes sociales

Es importante posicionar el evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube. Mi recomendación es que inundes las redes sociales. Y si lo crees necesario acude a publicidad mediante Facebook Ads, Instagram Ads, Twitter Ads…

Las redes sociales son un canal muy potente para difundir y hacer llegar nuestro evento a un gran número de personas. La inmediatez de la información y la globalización que aporta Internet, nos permite llegar a una gran masa de clientes potenciales que no tienen por qué estar físicamente en nuestro evento.

Correo electrónico

Si se cuenta con una base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos llegar a mucho más público a bajo coste.

Es hora de dar a conocer tu evento, ¿cómo lo puedes hacer?

Compartir evento en redes sociales

Hay muchas formas para dar a conocer tu evento, y todo depende del tipo de evento que estamos organizando. Es la clave fundamental para obtener respuesta a todas las preguntas que nos hacemos. Pero si sigues estas pautas básicas, te resultara mucho más fácil empezar.

  1. Ten una buena página web para promocionar tu evento. Pero no solo para añadir información, sino para crear expectativas, motivar a los posibles asistentes y sobre todo crear curiosidad. Puedes ir como te he dicho anteriormente, creando artículos según se acerque la fecha para aportar más intriga.
  2. Utiliza tu base de datos de clientes para enviar un correo muy visual, con la información muy bien organizada y plasmada.
  3. Invita a algún personaje público, busca bloggers o influencers que puedan dar a tu evento un toque más alto. Y que ellos compartan en sus perfiles tu evento.
  4. Crea un evento en Facebook y ponle anuncios. Llegarás a miles de personas.
  5. Aprovecha otras redes sociales también que veas que tengan congruencia con tu público objetivo.
  6. Utiliza en cada una de las redes sociales, los canales de anuncios que te proporcionan. SIEMPRE ANUNCIOS. Invierte en publicidad.
  7. Utiliza portales de eventos gratuitos y de pago. Como por ejemplo: Eventbrite entre otros.
  8. Redacta una nota de prensa. Sigue siendo una valiosa fuente de información para muchas personas.
  9. Envía invitaciones personalizadas.
  10. Utiliza los nuevos métodos que van surgiendo. Ahora mismo el WhatsApp Business por ejemplo, a través de una lista de difusión a tus contactos e invita a que ellos mismos envíen entre los contactos que consideren que les puedan interesar dicho evento.

Y no olvides que cuando organizas un evento, estás también creando una relación con las personas que serán la figura de tu evento… y así como esperas lo mejor de ellos, ellos esperan lo mejor de ti.

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